マニュアル作成で「仕組み化」を実現するポイント（仕事術）マーケ孔明

マニュアル作成で「仕組み化」を実現するポイント（仕事術）マーケ孔明

仕事を行う上で重要なのは、属人化しないことです。

日本では、どうしても昔から自分にしかできない仕事を
誇りに思う傾向が強く、今の組織においても
「あの人じゃないとわからない」「あの人の専属担当」などという
言葉が飛び交います。

現代社会の仕事のスピードは日進月歩の速さです。その人でないと
できない仕事が増えると、組織は効率よく仕事ができなくなります。

その結果、納期を遅らせる結果になり、信用問題に発展することもあります。

そこで、属人化しないための仕事術が仕組み化であり、
マニュアル作成だと言えます。

誰にでもわかる仕様書を備えておくことで、万が一にも担当者が
急に休む等の事態になったとしても、安心して備えることができます。

しかし、マニュアルは単純に作ればいいというものではありません。
作った人だけが理解できるマニュアルでは何の意味もなさないのです。

誰でもわかる仕様書だからこそ、意味のあるマニュアルになるのです。
属人化しない仕事の仕組み化を実現させるには、マニュアル作成を
仕事の一環として取り入れることです。

すでに仕事が進捗している場合には、新たにマニュアル作成となると
単純に仕事が増えると考える人が多いのですが、今行っている手順が本当に
正しいのか、余計な手順は含まれていないか等の仕事の棚卸にもなります。

マニュアルも、一度作ったからといって終わりではありません。
定期的な更新作業も必要なのです。この作業を怠ると、意味のない
マニュアルにすぐに戻ってしまいます。

次にマニュアルの作り方です。

誰にでもわかるというのは、図解など手順をわかりやすくすること
だけではなく、専門用語などが出てきた際には注釈をつけるなど、
その仕事を初めて行う人であっても助けを借りずに、一通り作業を
完結できる手順書を指します。

そのため、事実に即した内容であること、そして何がイレギュラーなのかを
明示しておくのがベストです。

いったんマニュアルを作成すれば、仕事の効率化は急上昇します。
新人が配属されたときに、もしマニュアルが存在しなければ、
覚えるまで一から付きっきりで指導しなければなりません。

教える側と教わる側の二人分の工数が必要になるのです。
しかし、マニュアルが完備されていれば、教わる側一人分の工数で済むのです。

教える側は、マニュアルにないイレギュラー対応などのみを教えれば
良いということになります。

仕事は効率化が非常に重要です。
仕組み化を実現させることで、仕事の効率が良くなるだけでなく、
同じ職場の不安要素も取り除くことができるメリットがあるのです。