仕事のミスを減らす仕組み化（仕事術）マーケ孔明
仕事のミスを減らす仕組み化（仕事術）マーケ孔明
仕事においてミスは許されませんが、仕事を行う人が
どんなに注意しても、うっかりミスをゼロにすることはできません。
ミスをなくすためには「気をつける」以外の方法、
すなわちミスを確認する仕組みを作ることが必要です。
今回は、仕組み化によってミスを減らす仕事術を紹介します。
最も効果的な方法は、ミスが修正されない限り、
仕事がそこから先に進まない仕組みを作ることです。
この仕組みは電気製品や危険物を扱う環境でよく利用されています。
たとえば、危険な病原体を扱う研究室では、病原体を扱う実験室と
外の空間は2重の扉で仕切られています。
そして、片方の扉が開いているとき、もう片方の扉は開きません。
この仕組みのおかげで、実験室の扉を開けっ放しにするミスを防いでいます。
これほど強力な方法ではありませんが、事務処理でも似たような
仕組みを作ることができます。
自社で扱う商品や顧客を番号で管理しているところは多いと思いますが、
この番号を必要以上に長くするのです。
たとえば3つの商品を扱うのなら、商品番号は1，2，3の3つで事足ります。
しかし、これでは1と入力したい時に、間違えて2を入力してしまうかもしれません。
ここであえて3つの商品番号を10，22，34にするのです。
10と入力するつもりが20になってしまうと、
存在しない商品番号なのでエラーとなります。
こうすれば、入力ミスによる失敗を減らせます。
住所やメールアドレスを2回入力して、2回の入力が一致するかを
確かめるのも、ミスタイプ予防に有効です。
この仕組みは、エクセルの2つのセルを使えば簡単に作れます。
2つのセルに文字列を入力して、if関数を使って
両者が同じ文字列かを確かめればよいのです。
五感で確認する方法も有効です。
書類やメールを作った後、見直しをする程度ではミスはなくなりません。
ガソリンがくさいのは、漏れたときにすぐに気づけるように
わざと臭いをつけているからです。
取引先によって封筒の色を変えれば、手紙を間違った相手に
送ってしまう危険を減らせます。
同様に、メールアドレスリストに送信相手の顔や企業ロゴを
登録しておくと、間違った相手にメールを送ろうとしているときに
アイコン画像で気づくことができます。
相手の名前を入力するときは必ず手書き、または手書き入力を使うことで、
漢字の入力ミスにより礼を失するリスクが低下します。
また、メールの入力ミスを発見するためには、
文章を機械に音読させるのが効果的です。
ぜひ、参考にしていただき、仕組み化することで
ミスを減らしていただければと思います。
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マーケ孔明
