要約3「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」(著者:河野 英太郎)マーケ孔明
今回は、以下のビジネス書の要約3です。文書作成や時間管理について成果を上げるには、
あるコツを掴めばよいそうです。ぜひ、ご覧になって下さいね。
●書籍名:
『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(ディスカヴァー)
●著者:河野 英太郎
私が読んで重要だと思う個所をピックアップしますので、
ぜひ参考にしていただければと思います。
■文書作成のコツ
★良い資料には共通する「パターン」がある。
・学ぶには、多くの「良い」と思う資料を見ること。
内容の理解ではなく、「この資料にはどんなテクニックが
施されているのか?」をひたすら見ること。
★「KISSの原則」を心がける。
・Keep It Short & Simple の頭文字をとったもので、
冗長になりがちなビジネス文章は、何を置いても「短く」、
「単純に」まとめることを心がけるべきだ、というメッセージ。
・ビジネス文書に冗長さは禁物。出来る限り情報をそぎ落として
本当に伝えたいことだけを、短く単純にまとめる。
・パワーポイントを使う時も、伝えるべき内容の大意・要旨が
相手に一目で分かるように作るのがポイント。
・守るべきは「ワンスライド・ワンメッセージ」ルール。
★全体のシナリオを作成する。
・資料や文書の作成が決まってすぐにパソコンに向かう人がいるが、
これは得策とは言えない。
・いきなり資料を作らず、シナリオを作ってから(構成を考えてから)
文書にする。
・全体像を把握した上で資料作成すると2つの効果がある。
「先に着手すべき部分が見える」
「作業分担ができる」
★ポイントは3つにまとめる。
★一貫して同じ言葉・表現を使う。
★英数字は半角を使用する。
・英数字を全角で書く人がいるが、グローバル標準で全角はありえない。
★中央揃え・フォント合わせだけでも行う。
★「空白」と「文字」の配分は3:7にする。
★読み手の目の動きを意識する。
・日本人の大半は横書きの資料を見るとき、「上から下へ」
「右から左へ」視線を動かす。従って、この動きに沿って
資料を作成する。
★色を戦略的に使う。
・寒色と暖色を使い分ける。
・同系色で薄めの色を使う。
・強調したい時だけ別の色を使う。
■時間のコツ。
★他人の時間を無駄にしない。
・他人の時間を潰すことは大きなルール違反。
優秀な若手が潰れていく典型的なパターン。
★優先順位を決める。
・「迷う」時間ほど無駄な時間はない。
・自分の中で「明確な優先順位の付け方を決めておく」。
・迷いがないため、迷いに使う無駄な時間は発生しない。
■すぐやる。
■ひとつの行動にふたつ以上の目的を持たせる。
★スピードこそ武器。
・例えば、他のフロアの誰かを訪ねるとき、近くに座っている
別の同僚への用件も同時に済ませる。
・例えば、乗り換えや電車待ちなどの移動時間で、
ホウレンソウをしてしまう。
・通勤時間は、英語のヒアリングや資料取得など、自分の
能力開発に使う。
★早朝型を試してみる。
・上位職になればなるほど、早朝に仕事をしている人の
割合は大きく増える。
・早朝は頭も冴えていて、処理スピードが飛躍的に速いため、
昼なら難しい仕事も早朝なら異常なほど速く処理できる。
続きは、次回の「要約4」でお伝えします。
●書籍名:
『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(ディスカヴァー)
●著者:河野 英太郎