要約3「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」(著者:河野 英太郎)マーケ孔明

今回は、以下のビジネス書の要約3です。文書作成や時間管理について成果を上げるには、

あるコツを掴めばよいそうです。ぜひ、ご覧になって下さいね。

●書籍名:
99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(ディスカヴァー)

●著者:河野 英太郎

私が読んで重要だと思う個所をピックアップしますので、
ぜひ参考にしていただければと思います。

●前々回の「要約1」はコチラ
●前回の「要約2」はコチラ

 

■文書作成のコツ

★良い資料には共通する「パターン」がある。

・学ぶには、多くの「良い」と思う資料を見ること。
内容の理解ではなく、「この資料にはどんなテクニックが
施されているのか?」をひたすら見ること。

★「KISSの原則」を心がける。

・Keep It Short & Simple の頭文字をとったもので、
冗長になりがちなビジネス文章は、何を置いても「短く」、
「単純に」まとめることを心がけるべきだ、というメッセージ。

・ビジネス文書に冗長さは禁物。出来る限り情報をそぎ落として
本当に伝えたいことだけを、短く単純にまとめる。

・パワーポイントを使う時も、伝えるべき内容の大意・要旨が
相手に一目で分かるように作るのがポイント。

・守るべきは「ワンスライド・ワンメッセージ」ルール。

★全体のシナリオを作成する。

・資料や文書の作成が決まってすぐにパソコンに向かう人がいるが、
これは得策とは言えない。

・いきなり資料を作らず、シナリオを作ってから(構成を考えてから)
文書にする。

・全体像を把握した上で資料作成すると2つの効果がある。
「先に着手すべき部分が見える」
「作業分担ができる」

★ポイントは3つにまとめる。

★一貫して同じ言葉・表現を使う。

★英数字は半角を使用する。

・英数字を全角で書く人がいるが、グローバル標準で全角はありえない。

★中央揃え・フォント合わせだけでも行う。

★「空白」と「文字」の配分は3:7にする。

★読み手の目の動きを意識する。

・日本人の大半は横書きの資料を見るとき、「上から下へ」
「右から左へ」視線を動かす。従って、この動きに沿って
資料を作成する。

★色を戦略的に使う。

・寒色と暖色を使い分ける。
・同系色で薄めの色を使う。
・強調したい時だけ別の色を使う。

 

■時間のコツ。

★他人の時間を無駄にしない。

・他人の時間を潰すことは大きなルール違反。
優秀な若手が潰れていく典型的なパターン。

★優先順位を決める。

・「迷う」時間ほど無駄な時間はない。
・自分の中で「明確な優先順位の付け方を決めておく」。
・迷いがないため、迷いに使う無駄な時間は発生しない。

 

■すぐやる。

 

■ひとつの行動にふたつ以上の目的を持たせる。

★スピードこそ武器。

・例えば、他のフロアの誰かを訪ねるとき、近くに座っている
別の同僚への用件も同時に済ませる。

・例えば、乗り換えや電車待ちなどの移動時間で、
ホウレンソウをしてしまう。

・通勤時間は、英語のヒアリングや資料取得など、自分の
能力開発に使う。

★早朝型を試してみる。

・上位職になればなるほど、早朝に仕事をしている人の
割合は大きく増える。

・早朝は頭も冴えていて、処理スピードが飛躍的に速いため、
昼なら難しい仕事も早朝なら異常なほど速く処理できる。

 

続きは、次回の「要約4」でお伝えします。

●書籍名:
99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(ディスカヴァー)

●著者:河野 英太郎

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