無駄をなくす10分会議とSkype会議のススメ（仕事術）マーケ孔明
無駄をなくす10分会議とSkype会議のススメ（仕事術）マーケ孔明
「会議は重要だ」
「いや、会議は無駄だ」
近年、会議についての重要性や、やり方について
様々な意見が飛び交っていますよね。
では、なぜ「会議は無駄だ」という意見が増加の一途を
辿っているのでしょうか？
その理由を列記した上で、近年成果を挙げている
会議方法をご紹介したいと思いますが、その前に会議とは
【議題の答えを決める場所である】ということを念のため
お伝えしておきますね。
■会議が無駄だと思う理由
※報告の会議は不要。関係者に同報メールやグループチャットで
報告資料を添付すれば済む。
※参加の必要がない人も、無駄に参加させられている。
※話し合いや相談の場になっていて、【議題の答えを決める場所】
になっていない。
他にも色々ありますが、目立つ理由は上記3点になります。
会議は、直接的に利益を生むものではありませんから、
無駄な会議をすると膨大なコストを垂れ流すことになります。
●参加者の平均時間給×所要時間＝会議コスト
仮に月給25万円の社員が会議に参加する場合、1日8時間労働、
月の実働日数が22日の場合は、社員一人あたり1時間に「1,420円」の
人件費がかかっていることになります。
25万円÷22日÷8時間＝ 1,420円/h
もし、無駄に10名の社員を会議に参加させたとすれば、
14,200円（1,420円×10名）もの人件費がかかるわけです。
実際は、議長など高給取りの人が多いでしょうし、
社長や役員クラスも参加することになれば
1時間の会議で10万円以上の人件費がかかることになります。
さらに、社内の会議室が空いていない場合は外部で会議室を
レンタルしなければなりませんからお金がかかります。
参加人数が多ければ多いほど、会議室までの移動時間や
会議の準備時間が膨大になっていきます。
極めつけは、その会議が開催されている時間を本来やるべき
仕事に使えていたら…と生産性を考え出すと、まさに
会議は無駄なものに思えてきても不思議ではありません。
しかし、会議は必要です。
仕事やビジネスでは例外なく解決しなければならない問題点や
議題があり、それに対して方法を決定しなければ前に進まないどころか
リスクが膨らむ一方だからです。
つまり、会議は重要であり、正しい会議を効率よくやる必要があるわけです。
そのためには、冒頭でお伝えした通り、
会議とは【議題の答えを決める場所】であり、この目的を達成する
ために必要な要素を揃えた会議だけを開催すれば良いという事になります。
■参加が必要な人「だけ」が参加する。
■報告、連絡（報告）、相談、コミュニケーションは会議「以外」の
方法や場所で行い、会議は「決めることだけ」に集中する。
つまり、議題に対する提案内容等は事前に提出しておき、
会議ではその提案内容をベースに「採用、不採用」を決めるのです。
この考えで会議を行っている企業は、以前は1日3時間以上あった
会議時間が1日10分から30分に大幅短縮できたばかりか、
「決めるべきことが決まる」ので仕事効率が総じて上がっているのです。
ここで話を終わっても良いのですが、せっかくですので
さらに移動時間や会議室のレンタル料などのコストもカットできる
会議方法についても触れておきたいと思います。
それは、Skype会議を採用する方法です。
近年、会社の出勤義務のない従業員が増えていますし、
そもそも出勤する会社（オフィス）を意図的に持たない企業も急増しています。
一般企業でも、従業員の人数が増えれば増えるほど、
企業の規模が大きくなればなるほど、会議に必要な人数が多くなりますし、
その人たちが日頃仕事をしている場所もバラバラなわけです。
そのため、会議ひとつをするにも、移動時間や
会議室の確保など、多くのコストを必要とします。
そこで、Skypeを使って会議するスタイルが多く採用されています。
Skypeとは、世界中どこにいても、ネットさえ繋がっていれば
通話できる無料ネット電話サービスです。
そして、無料で通話できるだけでなく、チャット機能やファイル共有機能、
さらにビデオ通話もできますから、参加者の顔を見ながら、通常の会議と
同じ感覚で会議ができてしまうのです。
他にもChatWorkやFaceTime、Google+などを使って同様の環境を
つくることもできますから、ぜひこれらの仕組みも採用しながら
コストをかけず、短時間で、決めるべき内容を決める会議を
開催したいものですね。
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マーケ孔明
