事前に仕組み化することで効率がアップする仕事術（仕事術）マーケ孔明
事前に仕組み化することで効率がアップする仕事術（仕事術）マーケ孔明
時は金なり、という言葉があります。
仕事をしていく上で、「手間と時間をかけずに」今までよりも
少し改善しながら仕事をすすめていくことは、とても大切な事です。
それを実践するには、このような方法があります。
何事も取り組む前に、
「この仕事を進めていく上でどのようなことを成し遂げたいか」
「今のやり方に改善点を加えられるか」
を考え、事前に仕組み化するように組み込むことで、
手間少なくプラスαの仕事をすることができます。
具体例を挙げながら考え方について説明したいと思います。
例えば、私はこのプロジェクトを自分が進めていく上で、
今までおざなりになっていた「紙ベースとパソコン上での資料の整理と共有化」
をしたいと考えます。
いつも時間がないと言い訳して、行き当たりばったりの資料の整理。
きちんと他人に見せられるような整理ができていません。
となると、担当の自分が不在の時に他の人が少し対応する、
少し資料確認する、なんてことも不可能になってしまい、
仕事の効率もそうですが、他の人の時間も奪ってしまいかねません。
いかに手間をかけずに、この改善点を仕組み化できるかと考えた時に、
いくつか案が浮かびます。
1．まず、プロジェクトの資料を最初から最後まで
全て1冊にまとめられるファイルを作成する。
2．パソコンでデータ資料用の保存フォルダを作成する。
（ある程度、整理整頓しやすく）
3．資料を印刷するたびに、1部多くコピーし、その場で時系列に
ファイルに挟む。データ資料は保存フォルダに入れておく。
4．紙ベースでの資料は担当以外でも手に取れるように
共有ファイルとして置いておくことで、簡単な質問などに担当以外でも
回答できるようになる。その主旨をメンバーと共有する。
同じ事を後からやろうとすると、資料をプリンターでいちいち印刷して
揃えたり、引っ張り出してきたりして、かなりの手間と時間を費やすことになり、
なにより「ファイルを作成すること」専門に時間を使うことになるため、
大幅な時間の浪費となります。
反対に、このようなことをプロジェクトが始まる前から考えることで、
本来の仕事をしていく仕組みの中で無理なく「ファイル作成」の実行していく
手はずを整えながら手間を最小限に抑え、プラスαの改善を加えられることになります。
このような考え方は、効率の良い仕事を実践する上でとても重要な事です。
事前に仕組み化することで効率をアップさせる仕事術、ぜひ活用していきましょう。
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マーケ孔明
