要約2「日常業務の75％を自動化する テンプレート仕事術」（著者：信太 明）マーケ孔明

今回は、以下のビジネス書の要約2です。テンプレート仕事術が優れていることは疑いの余地が

ありません。しかし、それを継続させるためにはコツが必要です。ぜひ、ご覧になって下さいね。

●書籍名：
『日常業務の75％を自動化する テンプレート仕事術』（東洋経済新報社）

●著者：
信太 明

引き続き、私が読んで重要だと思う個所をピックアップしますので、
ぜひ参考にしていただければと思います。

■前回の「要点1」はコチラ。

 

■テンプレート仕事術を継続させるヒント

★テンプレート化の導入を遠ざける3つのハードルとは？

・テンプレートを作るのは面倒。要領よく仕事をすれば
テンプレートなんて作らなくても良いのでは？

・継続することは苦手だから、テンプレート化を進めても
途中でやめてしまうに違いない。

・そもそもテンプレートの作り方など分からない！

これらのハードルを乗り越える必要がある。

 

■目的のないテンプレート化は長続きしない。

★テンプレート仕事術の先にあるものの姿をイメージする。

 

■テンプレート化の第一歩は記録

★失敗も成功もテンプレートの種として保存する。

 

■仕事をテンプレート化する3つのテンプレート

★テンプレートを作成する手順。

・「5W2H」
仕事の目的をはっきりさせる。

※Who　（私が）
※Where　（会社の左上の棚）
※When　（クライアント先に営業に行く前日18時に）
※Why　（時間と気持ちに余裕を持って商談できるように）
※What　（必要な所持品を素早く取り揃えることを）
※How　（チェックリストを作ることで実行する）
※How much　（5分・時給2,000円なら約167円）

↓↓

・「時系列」
目的を達成するために必要な要素を、「時系列」もしくは
「大分類・中分類・小分類」に沿って分類する。

※時間軸の流れ
アポイントの取得　⇒　3日前　⇒　前日18時　⇒　当日の朝　⇒　出発直前

※工程の流れ
アポイントメントの確定　⇒　必要な持ち物の確定　⇒　調達・用意　⇒　確認

※大分類
【資料】【文房具】【その他】

※中分類
【資料】（すでにある資料・新規で用意する資料）
【文房具】（メモ帳・ボールペン・電卓）
【その他】（財布・名刺・時計）

↓↓

・分類した項目やチェックリストやマニュアルなどの枠組みにし、
それぞれに効果的なやり方や注意点など、自分で経験し、記録、保存
しておいた知見やコツを当て嵌める。

 

■定型書式を使い回して文書作成の時間を削減する。

★もっともテンプレートの使用頻度が高い文書作成。

 

■イベントの事前準備＆情報共有もテンプレート化。

★多くの人が関係するほどテンプレート化の恩恵は大きい。

★取材の準備もテンプレート化で準備万端。

 

■メールの使い方でビジネスパーソンの可処分時間は大きく変わる。

★社外の人、クライアントへのメールでは、定型文書にプラスαを。

★メールをいつでもすぐに出せることはビジネスの武器になる。

★メールソフトの署名機能を使った1秒メール術。

 

■電話でアポイントメントが取れる可能性が高まるテンプレート。

★ねらい目は「朝、休日、雨」。

★アポイントメントを入れる時間は4か所に絞る（15時～、13時～、17時～、11時～）

 

■アドリブや経験に頼らない電話対応スクリプト

★誰でもなぞるだけでアポイントメントが取れる。

 

■初回訪問の前に確認しておくチェックリスト。

★相手企業の予習をしておく。

★コーポレイトサイトの見どころにもコツがある。

 

■危ない会社を一目で見抜くテンプレート

★現地に10分前に到着してやるべきこと。

・入居しているビルの外観チェック
・同居している他の企業の表札チェック
・ビルのテナントの空き具合チェック

★商談の中から危険度を見抜く。

・ビル内の清掃は行き届いているかをチェック
・エントランスは綺麗に整理されているかをチェック
・ホワイトボードのスケジュールが埋まっているかをチェック
・電話が鳴っているかをチェック
・社内清掃が行き届いているかをチェック
・社員の挨拶をチェック

…など、他にも様々シーンに合わせたテンプレートが存在する。

ぜひ、以下の書籍を参考にされることをお勧めします。

 

●書籍名：
『日常業務の75％を自動化する テンプレート仕事術』（東洋経済新報社）

●著者：
信太 明