要約3「仕組み」仕事術（著者：泉 正人）マーケ孔明
今回は、以下のビジネス書の要約3です。「仕組み化」の具体的な内容や
ポイントが公開されています。ぜひ、ご覧くださいね。
●書籍名：
『最小の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術』（Discover）
●著者：泉 正人
私が読んで重要だと思う個所をピックアップしますので、
ぜひ参考にしていただければと思います。
■あらゆるタスクを一元管理する。
★データ管理の基本をおさえる。
なぜ、一元管理が必要なのか？
一元管理とは、一言でいえば「同じものを二つ持たない」ということ。
時間や手間は、すなわちコストでありお金である。
仕事を一元管理することで、そういったロスをなくす。
★一元管理のコツ「1」
パソコンは一台をとことん使う。
何より基本は、情報をとにかく一カ所に集約すること。
★一元管理のコツ「2」
なんでも放り込む。
情報を集約する場所が決まったら、
次はそこに「とにかくなんでも放り込む」のが重要。
なぜなら、自分の頭で記憶しなくて済むから。
★一元管理のコツ「3」
フォルダを細かく分けすぎない。
フォルダは出来るだけ少なくして、あまり細かく分けすぎない。
なぜなら、「フォルダが多すぎると、いかに秩序立っていても、
次に探す時に意外と手間がかかる」から。
そして、「新しいタスクを入力する時に、どのフォルダに
入れるかに頭を使い、迷う」から。
★一元管理のコツ「4」
ファイル名にルールをつくる。
フォルダでの分類はおおざっぱであるかわりに、ファイル名は
ルールを作って、きっちり管理するのがポイント。
検索するであろう単語を入れたファイル名をつけて
一度保存したら、あとはファイル名も、ファイルを入れた場所も、
全部忘れてしまっても大丈夫。
★一元管理のコツ「5」
「その他フォルダ」をつくる。
フォルダを細かく分けない場合、どのフォルダにも入らないもの、
どのフォルダに入れればよいものか分からないものが出てくる。
その場合は、新しいフォルダを作るのではなく、「その他フォルダ」
に入れておく。当面必要ではないけれど、捨てられないようなファイルも
全てここに入れる。
重要なことは「記憶しないで済むこと」「毎日繰り返される探す時間を
できるかぎり減らすこと」。
★一元管理のコツ「6」
バックアップを「仕組み化」する。
コツ「１」で、情報を全て一カ所に集約すると書いたが、
パソコンが壊れたり、データに問題があった時は大変。
そこで重要なのが、バックアップを「仕組み化」すること。
日々のルーチンワークの中にバックアップをとることを
仕組み化してしまう。
■To Doリストを使って、あらゆるタスクを一元管理する。
★To Doリストは、仕事の山に埋もれることなく、自分の日々の
行動を「仕組み化」するのにとても有効なツール。
★パソコンのタスク管理機能を活用する。
タスク管理は、アナログの手帳よりもパソコンを使うことを推奨。
なぜなら、To Doリストは、毎日や毎週、毎月定期的に行う
ルーチンワークを繰り返し記入することが多いから。
パソコンならコピペで済む。
また、その日出来なかった予定を次の日に繰り越す場合でも、
パソコンなら日付を変えるだけで済むため便利。
★重宝しているのは、マイクロソフトのアウトルック。
魅力は、ネットを介さないため表示速度が速いことと、
To Doリストとスケジュール機能、メールを一元管理
できること。
★アイデアやメモは、自分宛てにメールを送る。
■一日かかっていた仕事が2時間で終わる「考えない」仕事術。
★優先順位をつけず、ラクなタスクから一気に片付ける。
重要度や緊急度などで優先順位付けをする方法などは一切やらない。
優先順位付けで迷う分だけ処理スピードが下がるため、あくまでも
頭を使わずにラクなタスクからどんどん片付ける。
★「作業系」は全て朝に終わらせる。
■メール処理に「仕組み」をつくる。
★ルール1
その場で返信する。「メールを読むのは必ず1回だけ」と決める。
★ルール2
「5秒以上、判断に時間をかけない」。
考える時間を減らすために、考える時間は5秒以内とする。
未完了のまま、何日もメールを放置しておくことが、
一番やってはいけないこと。
★ルール3
「文章は20行以内にまとめる」。
★ルール4
「選択肢を2つ以上用意する」。
メールの回数を減らすためにも、相手が選べるように
選択肢を用意する。
★ルール5
「24時間ルール」。
（例）
提案は誰のものであれ、全スタッフにメールで
流れるようになっている。それに対して、24時間以内に
拒否や他の意見がない場合は自動的に「承認」となる。
以上が要約3になります。
詳細はぜひ、以下の書籍を読んでみて下さいね。
●書籍名：
『最小の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術』（Discover）
●著者：泉 正人
